Офис-менеджер

Мы ищем Офис-менеджера в г Москва

Обязанности

• Обеспечивать бесперебойную работу центрального Московского офиса. Выполнять регулярные обходы офиса с целью контроля чистоты офиса, работоспособности технических систем. Инициировать улучшения, гарантировать безопасность и продуктивность офисной среды
• Контролировать качество сервисов по поддержанию офиса: уборка, озеленение, работа mailroom (управление корреспонденцией), ресепшен и инженерное/техническое обслуживание, сервис курьеров, охрана офиса и тд.
• Инициировать и лидировать инициативы, направленные на улучшение офисной среды, в соответствии с корпоративными политиками, стандартами и потребностями сотрудников, а также  организации мероприятий в офисе, изменения рассадки сотрудников
• Формировать рекомендации по внедрению оптимальных решений/технологий и инициативы по устойчивому развитию офисной среды и внедрению системы отчётности
• Управлять процессами по обновлению офисного пространства разного уровня сложности в соответствии с современными подходами и ожиданиями сотрудников, а также проектов по цифровизации офисного сервиса. Формировать цели и задачи проектов, обеспечивать высокое качество исполнения проектов в указанные сроки в рамках бюджета
• Поддерживать активности, направленных на здоровье сотрудников, в московском офисеУправлять процессом работы внутреннего канала продаж продуктов компании сотрудникам через интернет канал и через точки продаж на фабриках компании, инициировать изменения для улучшения процессов, отвечать за аналитику по продажам, осуществлять контроль лимитов
• Обеспечивать соблюдение правил и требований по пожарной безопасности в соответствии с Законодательством РФ и установленными в Компании правилами. Проводить мероприятия и необходимые действия, направленные на обеспечение пожарной безопасности. Нести ответственность за пожарную безопасность офисного помещения филиала ООО «Марс». По согласованию с Экспертом по Охране Труда  проводить тренировки сотрудников Московского офиса Компании по эвакуации и действиям в чрезвычайных ситуациях
• Контролировать техническое состояние, правильную эксплуатацию и проведение технического обслуживания, текущего ремонта и устранения аварий электрических систем и оборудования (кондиционирование, видеонаблюдение, СКУД (система контроля и управления доступом), проч.). Взаимодействовать со службами эксплуатации арендодателя и поставщиком услуг технического обслуживания по всем техническим вопросам
• Поддерживать и обновлять политики по работе в открытом офисном пространстве (Политика чистых столов , Положение о приобретении продукции в корпоративном магазине, Политика о присутствии домашних животных в офисе ООО «Марс») . Лидировать изменения в политиках.
• Проводить регулярные опросы по удовлетворенности качеством сервисов среди сотрудников
• Поддерживать документооборот и платежи по московскому офису

Требования

• Образование: высшее  (техническое, строительное, экономическое).
• Опыт работы от 3 лет в области административно-хозяйственного обеспечения (АХО) или опыт работы в коммерческой недвижимости (БЦ, ТЦ).
• Опыт управления сервисными провайдерами – работа с результативностью, постоянными улучшениями качества предоставляемых услуг.
• Умение работать в режиме многозадачности: управлять несколькими проектами одновременно.
• Навыки построения эффективной коммуникации.
• Знания английского языка не ниже Intermediate.
• Уверенный пользователь MS Office.
• Дисциплинированность, ответственность, коммуникабельность, готовность работать в команде.