Координатор юридического департамента

Обязанности

Документы и доверенности

• Владеть процессом бумажного подписания документов компании: ежедневно проверять поступившие документы (реквизиты, QR-код, лист согласования), передавать их подписантам и выдавать подписанные;
• Вести полный цикл выдачи доверенностей — от печати до передачи оригинала, а также учёт и архив оригиналов.

Бюджет и платежи

• Участвовать в планировании годового бюджета департамента и вести его контроль: план, факт, резервы, остатки по статьям — вместе с финансовой командой;
• Проводить оплаты департамента в 1С УХ: сверять счета с бюджетом и договорами, готовить понятное обоснование каждого платежа;
• Сверять счета внешних юридических консультантов с условиями их привлечения, вести реестр подписок и сервисов департамента и вовремя запускать продления.

Входящие задачи и маршрутизация

• Разбирать в Яндекс Треккере входящие задачи, адресованные директору: проверять, понятны ли запрос, срок и ожидаемый результат, и запрашивать недостающие документы по чек-листам;
• Направлять вопросы сразу юристу, который ведёт тему: на старте поможем разобраться, а со временем вы будете знать, кто в команде за что отвечает, и вести эту карту компетенций;
• Фиксировать ответственного и срок, напоминать о договорённостях и подключать руководителей направлений, когда нужна их позиция;
• Готовить для директора короткую подборку вопросов, которые требуют его решения, и сразу поднимать срочные.

Работа с командой и коллегами

• Быть первой линией для коллег из других подразделений в корпоративном мессенджере: отвечать на вопросы о подписании, доверенностях и других процессах и направлять вопросы по существу нужному юристу;
• Заводить и сопровождать согласование договоров, где заказчик — юридический департамент;
• Распределять задачи в системе согласования договоров между юристами по утверждённым правилам, вести календарь отпусков и замещений;
• Организовывать выступления юристов на внешних мероприятиях и внутренних событиях: календарь, связь с организаторами, сроки, материалы;
• Вести календарь публикаций во внутренних каналах, учёт обязательных обучений, при необходимости — протоколы командных встреч.

Требования

• Опыт от 2 лет в роли координатора, ассистента руководителя или офис-менеджера. В юридическом департаменте - будет преимуществом;
• Опыт работы с платежами и бюджетом;
• Аккуратность с документами: вы замечаете, что не хватает подписи, реквизита или приложения раньше, чем это станет проблемой;
• Уверенная работа с таблицами (Excel или Google Sheets) и трекерами задач. Знание 1С - будет преимуществом;
• Ясная письменная речь, быстрые и вежливые ответы коллегам, умение добиваться ответа;
• Умение держать во внимании несколько параллельных процессов и расставлять приоритеты;
• Понимание документооборота и договорной работы - будет преимуществом.